経営会議の進行役を総務課長に、議事録を書いていた担当者にはホワイトボードに会議の流れを書いてもらう役をお願いしました。ホワイトボードに書く事で、話し合いの「見える化」が出来ます。
次に、総務課長と私で「会議デザイン」（＝会議を意図的に組立てる事）を行いました。
会議の目的とタイムスケジュールを明確にし、参加者に事前準備してもらう事を記載した「会議開催通知」を発行しました。配付資料は最低限の枚数にし、前方のスクリーンに投影する形にしました。会議終了前の５分間は、「振返り用紙」を全員で記入します。「振返り用紙」は、充分に意見を言えたか？充分に意見を聞く事が出来たか？満足度はどうか？もっと良くなるために出来ることは何か？等の簡単な項目です。
自分達がこの会議を行ってるんや、この場を良くしていくんは自分達なんや、という当事者意識を持ってもらうためにも「振返り」はとっても大切です。 総務課長と担当者には、会議終了後に振返り用紙のまとめを議事録に記載する事と、もらった意見や提案を受けての改善策を考えてもらう事にしました。 

 会議の「しつらえ」を整えるんと同時に、初回は「参加者全員による“会議ルール”づくり」を行いました。４名ずつの小グループに分かれてもらい、「会議を良くするために、あると良いな！と思うルール」を考えてもらいました。２～４人位の少人数になると、個々の意見は、ぐーんと出やすくなります。全員から出してもらった意見を集めて、「私達の会議ルール」が４つ決まりました。自分達で決めた自分達のためのルールです。「これからはルールを守って参加するぞ！」という気持ちになることができます。

もちろん、私がご一緒しているからには、社長さんもメンバーの一員として、参加してもらいました。【続く】